Các tips quản lí thời gian
𝑀𝑖̀𝑛ℎ 𝑙𝑎̀ 𝑚𝑜̣̂𝑡 𝑐𝑜𝑛 𝑐𝑎́.
Nói chính xác hơn thì não mình như não cá. Nên mọi thứ mình đều phải viết vào lịch, nhất là từ khi sang Cambridge học. Vậy nên, có vài tips hay hay dưới đây, mình muốn chia sẻ lại để các bạn quản lí lịch học tập, làm việc và vui chơi hiệu quả hơn nhá. Ai cũng chỉ có 24 tiếng một ngày thôi mà.
𝟏. 𝐂𝐡𝐨̣𝐧 𝐧𝐠𝐚𝐲 𝐦𝐨̣̂𝐭 𝐂𝐚𝐥𝐞𝐧𝐝𝐚𝐫 𝐀𝐩𝐩:
Mình từng nghĩ rằng chỉ cần nhớ trong đầu viết các cuộc hẹn vào quyển sổ hay ghi chú trong điện thoại là được. Nhưng thực tế những lúc gấp gáp, mình lật sổ thấy trang nào trống thì viết vào trang đó, hoặc viết vào điện thoại xong lỡ tay xoá mất. Chưa kể đến có những sự kiện diễn không phải diễn ra vào tuần sau mà là tháng sau, hoặc nửa năm sau, đến lúc tìm lại thời gian địa điểm không biết đâu mà lần. Vậy nên, tại sao không tận dụng sự phát triển của công nghệ nhỉ?
Điểm mình thích nhất khi dùng Calendar App là có thể nhìn được toàn cảnh lịch học tập và làm việc theo ngày, theo tuần, theo tháng và theo năm rất dễ dàng. Các bạn có thể thêm sự kiện với các thông tin như: tên và nội dung vắn tắt, thời gian, điạ điểm, zoom link (trong giai đoạn mọi thứ đều diễn ra online).
Ví dụ: Mình có Journal Club vào thứ hai hàng tuần, lúc 4-5h chiều. Thế là mình tạo sự kiện đó trên Calendar App, chọn tính năng lặp lại hàng tuần cho tới hết năm. Thế là trên lịch của mình, luôn có đánh dấu sự kiện này vào mỗi thứ hai.
Thêm vào đó, hiện tại mình sử dụng 3 emails chính là Gmail, email của trường, và email của viện nghiên cứu. Mình có thể đồng bộ hoá lịch học tập và làm việc từ 3 emails trên vào cùng một calendar. Thế là mở lịch ra, có thể biết được hôm nay có hoạt động nào từ trường, hoạt động nào từ viện nghiên cứu, và hoạt động nào từ email cá nhân.
Mình dùng Macbook và Iphone nên tận dụng luôn iCalendar. Nhưng nếu các bạn không dùng sản phẩm của Apple thì đừng lo, có luôn và ngay các công cụ khác như 𝑮𝒐𝒐𝒈𝒍𝒆 𝑪𝒂𝒍𝒆𝒏𝒅𝒂𝒓, 𝑻𝒓𝒆𝒍𝒍𝒐, 𝑭𝒂𝒏𝒕𝒂𝒔𝒕𝒊𝒄𝒂𝒍 𝒉𝒂𝒚 𝑪𝒍𝒐𝒖𝒅𝑪𝒂𝒍.
Ngoài ra, các bạn có thể mua thêm một cuốn lịch để bàn xinh xinh cùng vài cái bút màu hay stickers để đánh dấu những sự kiện quan trọng một cách thật sinh động nhé
𝟐. 𝐒𝐮̛̉ 𝐝𝐮̣𝐧𝐠 𝐜𝐨𝐥𝐨𝐫-𝐜𝐨𝐝𝐞 𝐜𝐡𝐨 𝐭𝐮̛̀𝐧𝐠 𝐧𝐡𝐨́𝐦 𝐡𝐨𝐚̣𝐭 đ𝐨̣̂𝐧𝐠
Việc tô màu cho từng nhóm hoạt động giúp ích rất nhiều trong việc cân bằng và đa dạng hoá lịch trình của bạn. Chúng ta có thể chọn màu tuỳ theo ý thích. Để dễ dàng hơn, thì mình có gợi ý cho các bạn dùng “Chakra color-coding” (tạm dịch là Mã màu Luân xa) với 7 màu tượng trưng cho những khía cạnh khác nhau trong cuộc sống.
- 𝑴𝒂̀𝒖 đ𝒐̉: cho các sự kiện liên quan tới công việc/ học tập như ngày họp hành, ngày thuyết trình, hạn nộp báo cáo
- 𝑴𝒂̀𝒖 𝒄𝒂𝒎: cho các sự kiện/ hoạt động ngoại khoá như tham dự câu lạc bộ, workshop, talkshow, chương trình tình nguyện
- 𝑴𝒂̀𝒖 𝒗𝒂̀𝒏𝒈: cho các hoạt động phát triển bản thân như tập yoga, chạy bộ, làm đẹp
- 𝑴𝒂̀𝒖 𝒙𝒂𝒏𝒉 𝒍𝒂́: cho các buổi hẹn cá nhân như hẹn hò, đi cafe, ăn tối với bạn bè
- 𝑴𝒂̀𝒖 𝒙𝒂𝒏𝒉 𝒅𝒂 𝒕𝒓𝒐̛̀𝒊: cho các sở thích cá nhân như đọc sách, viết blog, làm bánh
- 𝑴𝒂̀𝒖 𝒍𝒂𝒎: cho các việc lặt vặt khác như dọn dẹp nhà cửa, tưới cây, sửa xe
- 𝑴𝒂̀𝒖 𝒕𝒊́𝒎: cho các hoạt động đòi hỏi sự tập trung cao độ và tỉnh táo, như viết luận án, viết bài luận hay ôn thi
𝟑. 𝐁𝐚̣̂𝐭 𝐭𝐢́𝐧𝐡 𝐧𝐚̆𝐧𝐠 𝐧𝐡𝐚̆́𝐜 𝐥𝐢̣𝐜𝐡
Mặc dù mọi sự kiện đã được lưu trên lịch, tuy nhiên, nếu trong một ngày có quá nhiều việc cần làm. Bạn có thể không để tâm tới giờ giấc. Do vậy, tính năng nhắc lịch sẽ rất có ích.
Nếu bạn dùng Google calendar, bạn có thể cài đặt tính năng nhắc lịch theo hướng dẫn: https://bit.ly/35d54c8. Chúng ta có thể lựa chọn nhắc lịch trước 15 phút, trước 30 phút hoặc thạm chí trước 1 ngày.
𝟒. 𝐂𝐚̀𝐢 đ𝐚̣̆𝐭 𝐭𝐡𝐞̂𝐦 𝐜𝐚́𝐜 𝐦𝐮́𝐢 𝐠𝐢𝐨̛̀:
Có một tip nữa là các bạn có thể cài đặt các múi giờ khác nhau trên cùng một lịch khi sử dụng Google Calendar (https://bit.ly/3dK2rCn). Hoặc đơn giản hơn là các bạn bật thêm một đồng hồ nữa trên điện thoại của mình. Điều này sẽ rất thuận tiện nếu các bạn có các hoạt động/ sự kiện/ giao lưu quốc tế, ví dụ như các bạn ở Việt Nam nhưng đang học một khoá online của trường Đại học ở UK, các bạn đang đi du học, hoặc các bạn đang yêu xa. Sẽ tiết kiệm được rất nhiều thời gian lẩm bẩm cộng trừ múi giờ đó.
𝟓. Đ𝐢𝐞̂̀𝐮 𝐜𝐡𝐢̉𝐧𝐡 𝐯𝐚̀ đ𝐨̂̉𝐢 𝐦𝐨̛́𝐢 𝐥𝐢̣𝐜𝐡 𝐜𝐮̃:
Việc mà mình hay làm khi bắt đầu một tháng mới là nhìn lại lịch học tập và làm việc của tháng cũ. Do mình đã sử dụng color-code cho các hoạt động, nên nếu lịch của mình đỏ lè, mình biết rằng tháng vừa rồi mình làm việc quá nhiều. Vậy nên, cần điều chỉnh lại bằng cách thêm các hoạt động màu vàng hoặc màu xanh để được thư giãn hơn.
Đó là chưa kể có những việc đột xuất, việc quan trọng cần ưu tiên, các bạn cũng cần thay đổi lịch trình của bản thân sao cho phù hợp nhất.
𝟔. 𝐇𝐢𝐞̣̂𝐧 𝐭𝐡𝐮̛̣𝐜 𝐡𝐨𝐚́ 𝐥𝐢̣𝐜𝐡 𝐭𝐫𝐢̀𝐧𝐡:
Có cái lịch rồi, nhưng mỗi ngày một khác, chúng ta sẽ có những việc đột xuất, những emails mới. Vậy làm sao để hoàn thành công việc/ học tập một cách hiệu quả nhất? Mình có hai gợi ý nhỏ dưới đây nha:
𝒂. 𝑻𝒐-𝒅𝒐 𝒍𝒊𝒔𝒕:
Cách thức cổ điển nhưng chưa bao giờ hết tác dụng. Các bạn chỉ cần một cuốn sổ nhỏ, hoặc tự mình thiết kế template rồi in ra. Một việc to trong lịch, có thể chia nhỏ thành 2-3 việc rồi ghi vào trong to-do list. Ví dụ: ngày hôm nay, mình cần đọc 15 trang tài liệu, mình sẽ chia nó thành 3 việc nhỏ là đọc 5 trang tài liệu. Sau đó thêm vào các việc cần hoàn thành khác trong ngày.
Vậy là có cái to-do list như:
- Đọc 5 trang đầu tài liệu
- Đọc 5 trang giữa tài liệu
- Đọc 5 trang cuối tài liệu
- Làm bài thuyết trình
- Đi gửi thư
- Gọi điện cho ba mẹ
- Giặt quần áo
𝒃. 𝑷𝒉𝒖̛𝒐̛𝒏𝒈 𝒑𝒉𝒂́𝒑 “𝒒𝒖𝒂̉ 𝒄𝒂̀ 𝒄𝒉𝒖𝒂” 𝑷𝑶𝑴𝑶𝑫𝑶𝑹𝑶
Được sáng lập từ những năm 90s bởi Francesco Cirillo, cách tiếp cận này rất hiệu quả khi bạn cần tập trung hoàn thành một công việc tốn nhiều thời gian.
Cụ thể: các bạn học tập, làm việc trong 25 phút, sau đó nghỉ 5 phút. Lặp lại quy trình như trên 4 lần, rồi nghỉ dài 15-20 phút. Kết quả là, bạn tự nhủ với bản thân là cố gắng nghiêm túc học tập, làm việc trong 25 phút rồi sẽ được nghỉ một tí, giảm sự căng thẳng và mệt mỏi cho não bộ. Dần dần, cả công việc to đùng được hoàn thành.
Thực hiện phương pháp này chỉ cần dùng Timer trên điện thoại, hoặc bạn có thể tham khảo trang web: https://www.marinaratimer.com trực tiếp trên máy tính.
Sẽ tốt nhất nếu như kết hợp cả to-do list và phương pháp POMODORO. Ví dụ, bạn dành 25 phút để đọc 5 trang tài liệu đâù tiên. Sau khi hoàn thành, bạn đánh một dấu 
vào to-do list và nghỉ 5 phút. Tiếp tục quy trình với số tài liệu còn lại. Bằng cách này, cuối ngày thấy công việc nào cũng được đánh dấu .
Hy vọng với những chia sẻ phía trên, các bạn sẽ có thể sử dụng thời gian một cách hiệu quả nhất. Nhìn vào lịch thấy việc nào cũng hoàn thành, có khi thấy bản thân giỏi phết chứ đùa. Theo đó, sự tự tin cũng được xây đắp dần. Bạn nào có tips khác hay hay thì chia sẻ cho mình biết với nhaaaa.
Cuối cùng, chúc các bạn nữ một ngày 20-10 nhiều niềm vui và hạnh phúc.
My ở Cam
,
p/s: ảnh là cái đồng hồ Corpus Clock ở trung tâm Cambridge đấy mọi người ạ. Con châu chấu xấu xấu kia mở miệng đớp đớp mỗi giây như đang ăn thời gian vậy ...
Nguồn tham khảo: My Ở Cam
Jun 25, 2024
