Cách chọn và liên lạc với supervisor (phần 2)

𝗟𝘂̛̣𝗮 𝗰𝗵𝗼̣𝗻 𝘃𝗮̀ 𝗹𝗶𝗲̂𝗻 𝗹𝗮̣𝗰 𝘁𝗵𝗮̂̀𝘆 𝗰𝗼̂ 𝗵𝘂̛𝗼̛́𝗻𝗴 𝗱𝗮̂̃𝗻 (𝗣𝗵𝗮̂̀𝗻 𝟮)

Ở phần trước, mình đã đề cập tới một số lưu ý trong việc lựa chọn một (vài) thầy cô hướng dẫn phù hợp. Sau khi tìm hiểu kĩ càng và biết được nguyện vọng của bản thân, bước tiếp theo là liên lạc với các supervisors, mà ở đây, cách phổ biến nhất là qua email. Chúng ta mong muốn qua email sẽ thể hiện được bản thân là một ứng viên tốt và phù hợp.

𝟭. 𝗠𝗶̀𝗻𝗵 𝘀𝗲̃ 𝗻𝗼́𝗶 𝗹𝘂𝗼̂𝗻 𝘃𝗲̂̀ 𝗺𝗼̣̂𝘁 𝘀𝗼̂́ đ𝗶𝗲̂̀𝘂/ 𝗹𝗼̂̃𝗶 𝗰𝗮̂̀𝗻 𝘁𝗿𝗮́𝗻𝗵:

Viết email quá dài, liệt kê toàn bộ CV trong email
- Viết email không có mục đích rõ ràng (xin làm thực tập sinh hay nghiên cứu sinh…)
- Sai ngữ pháp, sai chính tả
- Quên đặt tên email, quên đính kèm tài liệu

𝟮. 𝗞𝗵𝘂𝗻𝗴 𝗰𝘂̉𝗮 𝗺𝗼̣̂𝘁 𝗲𝗺𝗮𝗶𝗹 𝘀𝗲̃ 𝗯𝗮𝗼 𝗴𝗼̂̀𝗺:

𝗮. Đ𝗮̣̆𝘁 𝗰𝗵𝘂̉ đ𝗲̂̀: rõ ràng, đúng trọng tâm. Ví dụ:
- Enquiry for PhD supervision in Spring/ Autumn 2022
- Prospective PhD student in (Biomedical Sciences)
- Inquiry about an internship opportunity

𝗯. 𝗟𝗼̛̀𝗶 𝗰𝗵𝗮̀𝗼 đ𝗮̂̀𝘂:
- Dùng Dear Professor/ Dr [tên]
- Tránh dùng Hi/ Hello there, hoặc chung chung là Sir/ Madam

𝗰. Đ𝗼𝗮̣𝗻 𝟭:
- 3-4 dòng
- Giới thiệu sơ qua về bản thân bạn, bằng cấp, ngành học, lĩnh vực nghiên cứu ưa thích
- Mục đích viết email
- Nếu bạn đã gặp và nói chuyện với supervisor ở hội nghị, hội thảo nào đó, hoặc được ai đó (mà supervisor quen) giới thiệu thì cũng nên nhắc tới ở đoạn này.

𝗱. Đ𝗼𝗮̣𝗻 𝟮: quan trọng nhất và cần điều chỉnh cho phù hợp với từng supervisor
- 6-7 dòng hoặc tối đa 10 dòng.
- Đề cập tới bài báo, bài thuyết trình, đề tài nghiên cứu của supervisor mà bạn đã đọc/ xem/tìm hiểu trước đó
- Chia sẻ kinh nghiệm, kiến thức mà bạn cho rằng sẽ phù hợp với nhóm nghiên cứu của supervisor
- Vài ý kiến/ ý tưởng đóng góp hoặc thắc mắc nếu có

𝗲. Đ𝗼𝗮̣𝗻 𝟯:
- 2-3 dòng
- Nhắc đến việc bạn sẽ đính kèm CV, có thể cả là một bài báo khoa học bạn viết gần đây
- Đề xuất muốn được trao đổi thêm với supervisor (online, bạn sẽ tham dự hội thảo mà supervisor cũng tới, bạn có cơ hội được qua thăm trường mà supervisor làm việc)

𝗳. 𝗞𝗲̂́𝘁 𝘁𝗵𝘂̛: 𝗰𝗮̉𝗺 𝗼̛𝗻 𝘃𝗮̀ 𝗸𝗶́ 𝘁𝗲̂𝗻. Ví dụ:
- Thank you for your time and consideration. I look forward to hearing from you.
- I am very thankful and looking forward to your positive response
- I appreciate your time and looking forward to speaking with you.
- Sincerely/ Kind Regards/ Best wishes/ Best Regards

𝟯. 𝗦𝗮𝘂 𝗸𝗵𝗶 𝗴𝘂̛̉𝗶 𝗲𝗺𝗮𝗶𝗹:

Đừng quá buồn hoặc lo lắng nếu bạn không nhận được thư phản hồi nhanh chóng. Thầy cô thường khá là bận với họp hành, dạy học, nghiên cứu, đi công tác… Đó cũng là lí do mà email cần ngắn ngọn, súc tích (khoảng 250-300 từ là ok rồi), tránh trường hợp họ ngại ko đọc, hoặc để đọc sau rồi bị quên luôn.
- Nếu sau tầm 2-3 tuần, bạn có thể gửi follow-up email
- Khi đã nhận được email phản hồi, cần nhanh chóng cảm ơn họ và trả lời các câu hỏi cần thiết
- Nếu supervisor chỉ dùng tên (first name) của họ để trả lời email hoặc cho phần kí tên cuối thư, bạn có thể viết Dear (tên) trong các email tiếp theo. Ví dụ thay vì Dear Professor Thomson, bạn có thể viết luôn là Dear Nick.

Mình cũng viết nhanh ra 2 ví dụ dưới đây để các bạn tham khảo nha 😃

My ở Cam 🍊

𝗧𝗲𝗺𝗽𝗹𝗮𝘁𝗲 𝟭: (đ𝗼̛𝗻 𝗴𝗶𝗮̉𝗻 𝗻𝗵𝘂̛𝗻𝗴 đ𝘂̉ 𝗵𝗶𝗲̣̂𝘂 𝗾𝘂𝗮̉)

Dear Professor XXX,

My name is XXX, and I am currently a high school student/ undergraduate student in XXX at [university]. I am writing this email to express my interest in an XXX position in your lab.

I am particularly interested in XXX. In one of my classes, “XXX”, I had a chance to read your article, “XXX”. I really enjoyed it, and it gave me many ideas for my future research direction. I have also explored your website in detail, and I am intrigued by your work on XXX. However, I still have a few specific questions about XXX and XXX that I want to talk to you about.

I have attached my CV with this email for your reference. I would like to discuss more this opportunity when you have time.

I look forward to hearing from you,
Thank you for your time,
Sincerely,

XXX

𝗧𝗲𝗺𝗽𝗹𝗮𝘁𝗲 𝟮: (𝗰𝗵𝗶 𝘁𝗶𝗲̂́𝘁 𝗵𝗼̛𝗻 𝗺𝗼̣̂𝘁 𝗰𝗵𝘂́𝘁)

Dear Professor XXX,

My name is XXX. I recently graduated from XXX with a XXX degree and am applying for the XXX program/ scholarship. Given my experience working on XXX [a short research topic] during my undergraduate/master thesis, I would align well with your group’s objectives.

I have always been drawn toward research. Previously/ last summer, I was a XXX [intern/ volunteer/ research assistant …] at XXX [university/ institute] where I researched XXX. I presented this work at XXX [name of a conference] and received much positive feedback. From reading your recent publications, I was very excited since one of my main research interests is XXX. This interest blossomed from the 6-month project that I did with Prof. XXX. We found/ analysed XXX. Our novel findings/results were published on XXX [name of journal] in [month/ year] as “XXX” [name of article].

I believe that doing more research on XXX under your supervision would further my understanding of this field. Therefore, I would appreciate the opportunity to discuss any open PhD positions in your lab. I have attached my XXX [CV/ publications/ other required documents] for more information.

Thank you for your consideration,
Sincerely,

XXX

Nguồn tham khảo: My Ở Cam


Jul 05, 2024

1 0 | A- A A+ | SHARE_ON_FACE_BOOK_LABEL