Điều phối một cuộc họp
Hình ảnh được vẽ theo prompt 2
7 ngày nhật ý- Ngày sáu:
Ở nhà hơn một năm trời, toàn làm việc với nói chuyện với bạn bè, đồng nghiệp qua màn ảnh nhỏ nên mấy cái kĩ năng mềm của mình cứ thế cũng nhũn đi lúc nào không hay. Mình ở trong Hội sinh viên của trường, năm đầu tiên làm Trưởng ban tổ chức sự kiện này nọ, tới năm thứ hai mình được bầu làm “Thư kí My sao thế ”. Làm thư kí thì chủ yếu lo mấy vụ giấy tờ hành chính này kia, chuẩn bị lịch họp rồi ghi chép biên bản bla bla bla.
Đùng một cái, bạn Chủ tịch HSV bị Covid, cần nghỉ ngơi 4 tuần. Mình bất đắc dĩ đảm nhiệm vị trí của bạn ấy một thời gian bởi vì thư kí “nắm được hết tình hình” công việc. Mà khổ, mình có bao giờ nghĩ tới đâu. Bình thường cũng chỉ dỏng tai nghe các bạn trình bày ý nghĩ rồi cắm mặt gõ máy tính. Chưa kể những lúc tụi nó lên đồng tranh cãi là toang, bắn tiếng anh mỗi đứa một giọng qua lại, mình chỉ có ù ù cạc cạc.
Hôm qua mình vừa điều hành cuộc họp đầu tiên, trộm vía diễn ra suôn sẻ, cũng là nhờ có sự chuẩn bị trước và mọi người tung hứng. Tiện lôi lại vài tips ra đây chia sẻ với mọi người, meo meo:
Chuẩn bị trước cuộc họp
Soạn sẵn nội dung của buổi họp
- Gửi agenda và các tài liệu liên quan cho các thành viên
- Xem lại biên bản của buổi họp trước
- Gửi email nhắc lại lịch họp
Trong cuộc họp
Chuẩn bị vài câu tóm tắt mục đích của cuộc họp
- Ước lượng thời lượng và đảm bảo có người ghi chép biên bản
- Điểm lại những nội dung chính có trong agenda: mặc dù mình gửi trước thế nhưng không phải ai cũng đọc. Việc nhắc lại sẽ giúp các thành viên nắm được cấu trúc của buổi họp, tránh trường hợp ai đó chen ngang trình bày nội dung sẽ được đề cập lúc nào.
- Đảm bảo mỗi thành viên đều được đưa ra tiếng nói và được lắng nghe: lưu ý mọi người tắt mic khi có người đang trình bày, hạn chế tối đa trường hợp cắt ngang, nói lấn lướt.
- Bám sát agenda: chủ động kiểm soát về mặt thời gian để bảo đảm đủ nội dung đề ra. Với những nội dung trao đổi liên quan tới nhóm nhỏ, chứ không phải toàn bộ các thành viên tham gia buổi họp, mình có thể gợi ý nhóm đó tự thống nhất ý kiến rồi trình bày lại với mọi người vào buổi sau. Tránh để một người nói lan man những việc không liên quan.
- Đặt câu hỏi: sau khi một người đã báo cáo xong, hỏi các thành viên còn lại đưa ra ý kiến. Vừa là để mọi người hiểu rõ hơn vấn đề, vừa là để chắc chắn có thể chuyển sang mục tiếp theo.
- Tóm tắt ý chính sau mỗi nội dung thảo luận: nhắc lại các hoạt đồng cần làm, ai hợp tác với ai, deadline là khi nào…
- Xen kẽ vài câu nói đùa tạo cảm giác vui vẻ, cũng như để mọi người tiếp cận vấn đề thoải mái hơn (cái này tuỳ vào văn hoá của nhóm, cơ quan. Nhiều khi mình nói vớ va vở vẩn mà bọn bạn cũng buồn cười)
- Xác định rõ ràng đầu ra, những gì thu được sau buổi họp, những gì cần làm tiếp theo.
Sau cuộc họp
- Xem và duyệt biên bản cuộc họp từ thư kí/người ghi chép
- Gửi lại biên bản cho các thành viên
- Tiếp nhận và xử lí phản hồi
Còn vài buổi họp nữa, chắc sau đấy mình sẽ tự tin hơn, chứ bình thường trình bày tiếng anh trước các bạn bản xứ mình vẫn còn rén rén nữa là điều phối các bạn
Cambridge một ngày trời xanh nắng ấm 12 độ xê,
Nguồn tham khảo: My ở Cam
Jun 26, 2024
